Jak wiadomo obrót gospodarczy cechuje się tym że nie zawsze ma się tyle czasu ile by się chciało, a najczęściej czasu brakuje na spisanie umowy. W związku z tym częstokroć jedynym dokumentem który potwierdza dokonanie jakiejś transakcji, czyli de facto zawarcia i zrealizowania umowy jest faktura. I tu zaczynają się schody Jak na podstawie samej tylko faktury wykazać jaki był przedmiot umowy (np.: sprzedaż towaru lub wykonanie usługi) oraz czy został on prawidłowo wykonany. W dzisiejszych czasach faktura VAT pełni podwójną rolę. Po pierwsze jest to dokument księgowy, który trzeba zaewidencjonować na potrzeby obowiązków podatkowych, po drugie zaś faktura może stanowić dowód w postępowaniu cywilnym.
W tym miejscu zasadnym będzie poświęcenia kilku słów na temat znaczenia dowodowego przypisywanego fakturze VAT w postępowaniu cywilnym. Orzecznictwo przypisuje fakturze VAT następujące funkcje na gruncie prawa cywilnego:
- stwierdzenie wierzytelności pismem, w rozumieniu art. 514 kc (uchwała Sądu Najwyższego z dnia 6 lipca 2005r. III CZP 40/05);
- wezwanie do zapłaty w rozumieniu art. 455 kc (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 października 2001 r., I CKN 323/99);
- dokument rozliczeniowy – jej doręczenie umożliwia dłużnikowi podjęcie czynności mających na celu sprawdzenie, czy świadczenie jest zasadne, tak co do istnienia, jak i co do wysokości. Umożliwia to też podjęcie czynności zmierzających do spełnienia świadczenia (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 stycznia 1987 roku IV CR 461/86, uchwała Sądu Najwyższego z dnia 19 maja 1992 roku, III CZP 56/92, wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 października 2001 roku, I CKN 323/99);
- stwierdzenie istnienia wierzytelności – wystawienie faktury VAT zawierającej wszystkie niezbędne dane do jej identyfikacji . Znaczenie faktury jako dokumentu rozliczeniowego na gruncie prawa podatkowego nie wyłącza możliwości przypisania jej wystawieniu i doręczeniu skutków wynikających z prawa cywilnego (tak Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 19 maja 1992r. III CZP 56/92, OSNC 1992, nr 12, poz. 219 odnośnie do uznania doręczenia faktury za wezwanie do spełnienia świadczenia pieniężnego).
Podpisywać czy nie.
W obecnie obowiązującym stanie prawym przepisy prawa podatkowego nie przewidują obowiązku podpisywania faktur VAT. Jeżeli więc kontrahenci podpisują fakturę VAT, to można temu przypisać szersze znaczenie, a mianowicie – świadomie przyjęte przez podpisującego, znaczenie – zaakceptowanie treści faktury VAT, a nie jedynie pokwitowanie jej odbioru, bez znajomości jej treści. W związku z tym bardzo ważnej jest ażeby faktury VAT były podpisywane przez kontrahentów.
Nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym na podstawie faktury VAT.
W art. 485 kpc wskazane są dokumenty, na podstawie których sąd może wydać nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym. Nakaz zapłaty wydany w postępowaniu nakazowym stanowi tytuł zabezpieczania bez konieczności nadania mu klauzuli wykonalności (art. 492 1 kpc), tym samym jest to bardzo mocny środek obrony praw przez wierzyciela. Jednym z dokumentów wymienionych w art. 482 kpc jest zaakceptowany przez dłużnika rachunek (art. 485 § 1 pkt 2). Czy takim rachunkiem może być faktura VAT? Pozytywna odpowiedź na to pytanie została udzielona w komentarzach napisanych pod reakcją M. Manowskiej (Wydanie III, 2015 r.) oraz T. Erecińskiego (wyd. VI, 2016 r.). Zgodnie z poglądami tam wyrażonymi faktura VAT może być podstawą do wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym jeżeli faktura wskazuje przedmiot umowy, wysokość świadczenia i podmiot zobowiązany do zapłaty. Ponadto faktura VAT musi posiadać wszystkie istotne elementy określone przez właściwe przepisy oraz musi być podpisana.
Dużo łatwiej będzie wierzycielowi dochodzić swoich należności od dłużnika w przypadku gdy będzie miał podpisaną przez dłużnika fakturę.
Upoważnienie do wystawienia faktury bez podpisu dłużnika
Kolejną sytuacją którą należy omówić jest upoważnienie do wystawienia faktury przez wierzyciela bez podpisu dłużnika. Zgodnie z poglądem Sądu Najwyższego wyrażonego w Uchwale z dnia 23.02.2006 r. (sygn. II CSK 131/05) Upoważnienie powoda przez pozwanego do wystawiania faktur VAT bez podpisu może być traktowane jako zaakceptowanie przez dłużnika rachunku uzasadniające wydanie przez sąd nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym (art. 485 § 1 pkt 2 k.p.c.).
Faktura Pro Forma
Na koniec należy poświęcić kilka słów dokumentowi zwanemu faktura Pro Forma. Dokument ten nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami Pro Forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Tym samym dokument ten nie ma mocy dowodowej w postępowaniu przed sądem cywilnym.
Niniejszy artykuł wyraża jedynie osobisty pogląd autora i nie może być traktowany jako porada prawna lub opinia prawna. Osoba korzystająca z niniejszego artykułu może czynić to jedynie w celach informacyjnych i na własną odpowiedzialność. Niniejszy artykuł nie zastąpi porady prawnej i kancelaria zawsze zaleca kontakt z radcą prawnym przed podjęciem jakichkolwiek czynności.